Geschäftsfahrzeuge: Der Privatanteil bei unentgeltlicher privater Nutzung

Geschäftsfahrzeug für private Fahrten

Wenn der Mitarbeitende unentgeltlich ein Geschäftsfahrzeug für den Arbeitsweg und auch für sonstige private Fahrten verwenden darf, erwächst diesem daraus ein geldwerter Vorteil. In der Steuererklärung ist dieser geldwerte Vorteil durch den steuerpflichtigen Mitarbeitenden zu deklarieren. Dieser Wert wird unter dem Titel «Privatanteil» als Naturallohn angegeben.

Wie wird der Privatanteil berechnet?

Zur Berechnung des Privatanteils gibt es unterschiedliche Methoden. Entweder wird ein aufwändiges Fahrtenbuch geführt, worin jede einzelne Fahrt dokumentiert und dadurch die Kosten für private und geschäftliche Fahrten genau berechnet werden können. Alternativ und wesentlich einfacher ist die Berechnung mit einer Pauschale. Die Höhe der Pauschale orientiert sich am Kaufpreis des Fahrzeugs. Sie wird in der Berufskostenverordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements (vgl. Art. 5a Abs. 2) festgelegt. Per 1. Januar 2022 wurde die Pauschale von 0.8 % des Fahrzeugkaufpreises auf 0.9 % erhöht. Der aus dieser Prozentrechnung resultierende Betrag ergibt den monatlichen Naturallohn, welcher dem Mitarbeitenden aufgrund der privaten Nutzung angerechnet werden muss. Der Naturallohn wird als Privatanteil dem übrigen Einkommen angerechnet.

Wer bezahlt den Arbeitsweg?

Indem die Arbeitgeberin dem Mitarbeitenden unentgeltlich ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung stellt, kommt diese für die Kosten des Arbeitsweges auf. Somit erwächst dem Mitarbeitenden auch dadurch ein geldwerter Vorteil. Folglich ist auch dieser Wert Einkommen im Sinne eines Naturallohnes.

Wie dieser geldwerte Vorteil in der Steuererklärung berücksichtigt werden kann, hat sich per 1. Januar 2022 geändert. Bis Ende 2021 wurde in steuerrechtlicher Hinsicht immer zwischen den Kosten für die generelle private Nutzung und der Nutzung für den Arbeitsweg unterschieden. Nebst dem Privatanteil musste dem Einkommen daher zusätzlich die Kosten für den Arbeitsweg aufgerechnet werden. Seit dem 1. Januar 2022 ist die Pauschale des Privatanteils höher. Dafür sind die Arbeitswegkosten in dieser Pauschale aber bereits enthalten. Ob der Mitarbeitende das Geschäftsfahrzeug auch tatsächlich für den Arbeitsweg benutzt, spielt dabei keine Rolle.

Diese Änderung ist für Personen interessant, welche ein Geschäftsfahrzeug sowohl für die generelle private Nutzung als auch den Arbeitsweg zur Verfügung stellen respektive zur Verfügung gestellt bekommen. Soweit das Geschäftsfahrzeug nur für einen kurzen Arbeitsweg privat benutzt wird, ist die herkömmliche effektive Berechnung des Arbeitswegs unter Umständen besser geeignet.

Übersicht der Änderungen bei der pauschalen Abrechnungsmethode

Welche Auswirkungen hat diese Änderung für den Arbeitnehmer?

Durch die höhere Pauschale ist der Privatanteil und damit das steuerbare Einkommen des Mitarbeitenden etwas höher. Die Erleichterung besteht allerdings darin, dass der Arbeitsweg und damit Homeoffice und Aussendiensttage nicht mehr aufwendig deklariert werden müssen.

Der Fahrkostenabzug für die direkte Bundessteuer ist bereits in der Pauschale berücksichtigt. Es kann folglich kein Fahrkostenabzug mehr gemacht werden.

Abzuwarten bleibt allerdings die Wegleitung für die Steuererklärung 2022. Da die Kantone den Fahrkostenabzug selbst festlegen können, besteht die Möglichkeit, dass die Kosten, welche den in der Pauschale berücksichtigten Fahrkostenabzug von CHF 3'000.00 übersteigen, dennoch in Abzug gebracht werden dürfen.

Welche Auswirkungen hat diese Änderungen für die Arbeitgeberin?

a)    Auf den Arbeitsvertrag und Reglemente

Wurde der Privatanteil für die private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs im Arbeitsvertrag oder in einem dazugehörigen Personal- oder Geschäftsfahrzeugreglement als Prozentsatz festgehalten, muss der Vertrag bzw. das Reglement angepasst werden. Es ist empfehlenswert bezüglich der Höhe dieser Pauschale auf die gesetzliche Regelung zu verweisen. Das hat den Vorteil, dass bei einer erneuten Änderung keine Vertragsanpassung mehr gemacht werden muss.

b)    Auf die Sozialversicherungsbeiträge

Durch den höheren Prozentsatz bei der pauschalen Abrechnung erhöht sich der Privatanteil. Der Privatanteil ist der Naturallohn für das unentgeltlich zur Verfügung gestellte Geschäftsauto. Deswegen sind auch auf dem Privatanteil die Sozialversicherungsbeiträge geschuldet.

c)    Auf den Lohnausweis

Immer wenn der Mitarbeitende das Geschäftsfahrzeug unentgeltlich für den Arbeitsweg benutzen darf, muss die Arbeitgeberin im Lohnausweis das Feld «F» ankreuzen. Der Vorteil der Änderung ist, dass der Arbeitsweg nicht mehr effektiv abgerechnet werden muss. Die mühsame Abrechnung der Kosten des Arbeitswegs von Mitarbeitenden, welche teilweise im Homeoffice tätig sind oder im Aussendienst arbeiten, entfällt somit. Es spielt also keine Rolle, wie viele Tage ein Mitarbeiter bspw. im Homeoffice arbeitet. Die Kosten für den Arbeitsweg sind bei der pauschalen Abrechnung bereits im Privatanteil berücksichtigt.

d)    Mehrwertsteuern

Die Arbeitgeberin muss auf dem Privatanteil Mehrwertsteuern bezahlen (aktueller Satz: 7.7 %). Erhöht sich der Privatanteil, muss auch eine höhere Mehrwertsteuer abgeliefert werden.

Lohnt sich die pauschale Abrechnung für den Arbeitnehmer?

Es kommt darauf an. Und zwar ist es von der Art und Häufigkeit der Nutzung des Geschäftsfahrzeugs abhängig, welche Berechnungsmethode sich am besten eignet. Auch wenn die pauschale Abrechnungsmethode in administrativen Belangen Abhilfe verschaffen kann, ist diese im Einzelfall nicht immer die passende Lösung. So illustriert ein Vergleich der alten und neuen Berechnungsmethode des Privatanteils, dass die pauschale Abrechnungsmethode für den Mitarbeitenden mit einem kurzen Arbeitsweg ein Minusgeschäft ist. Mitarbeitende mit langen Arbeitswegen profitieren von erheblichen Einsparungen.

Für die nachfolgenden Beispiele wird von einem Kaufpreis des Fahrzeugs von CHF 40'000.00 ausgegangen. Es wird mit 220 Arbeitstagen pro Jahr (100% Pensum) gerechnet.

Take aways für die Arbeitgeberin

• Die Arbeitsverträge und Reglemente überprüfen und wenn nötig anpassen.

• Die Sozialversicherungsbeiträge und die Mehrwertsteuern sind bei Anwendung der pauschalen Berechnungsmethode auf den neu höheren Privatanteil geschuldet.

• Darf der Mitarbeitende das Geschäftsfahrzeug für den Arbeitsweg benutzen, muss im Lohnausweis das Feld «F» angekreuzt werden (unentgeltliche Beförderung).

• Die Arbeitswegkosten und der Fahrkostenabzug ist im Privatanteil neu bereits berücksichtigt.

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