Homeoffice IV

Das Gesetz regelt Homeoffice nach wie vor nicht, und es ist den Parteien überlassen, diesbezüglich Rechte und Pflichten zu definieren. Dabei ist es sowohl in Deinem Interesse als Arbeitgeberin als auch in dem Deiner Arbeitnehmenden, eine klare und faire Homeoffice-Regelung in Bezug auf Umfang, Kostenübernahme, Datenschutz und Homeoffice aus dem Ausland sowie zu Remote Work festzuhalten. 

Umfang

Es gibt weder ein Recht auf Homeoffice, noch kannst Du gegen den Willen Deines Arbeitnehmers Homeoffice anordnen. Nur bei Ausnahmesituationen, wie wir sie beispielsweise während der Corona-Pandemie erlebt haben, darfst Du – in Ausübung Deines Weisungsrechts – Deine Arbeitnehmenden ins Homeoffice schicken. 

Hier empfehlen wir Dir, eine Anwesenheitspflicht im Personalreglement aufzunehmen: beispielsweise, dass 60% des vertraglichen Pensums am vertraglichen Arbeitsort zu leisten sind. Der Arbeitnehmende kann selbst entscheiden, wo er die restlichen 40% erbringen will. 

Kostenübernahme

Im Homeoffice verwendet der Arbeitnehmer häufig seine eigenen Geräte, seien dies der eigene Laptop, das Mobiltelefon oder der Drucker. Ferner fallen Infrastrukturkosten wie WLAN-Kosten, Stromkosten etc. an.

Sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist, hat die Arbeitgeberin nach Gesetz den Arbeitnehmer mit den Geräten und dem Material auszurüsten, die dieser zur Erledigung seiner Arbeit benötigt. Sofern der Arbeitnehmer selbst Geräte und Material für die Ausführung der Arbeit zur Verfügung stellt, ist er angemessen dafür zu entschädigen. Diese Vorschriften sind aber nicht zwingend. Deshalb kannst Du mit Deinen Arbeitnehmenden eine abweichende Regelung vereinbaren. 

Entscheidend ist, woher die Motivation zum Homeoffice kommt. Sofern der Arbeitnehmende von sich aus im Homeoffice arbeiten will, obwohl ihm am Geschäftsdomizil der Arbeitgeberin ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, muss der Arbeitnehmende selbst für die damit verbundenen Kosten aufkommen. Anders sieht es aus, wenn der Arbeitnehmende zum Homeoffice gezwungen ist, weil beispielsweise aufgrund der Büroauslastung gar keine Möglichkeit für ein Arbeiten vor Ort besteht. In diesem Fall muss die Arbeitgeberin zwingend alle durch die Arbeit notwendig entstandenen Auslagen zu ersetzen, inklusive derjenigen Auslagen, die durch das Homeoffice entstanden sind. 

Als Arbeitgeberin solltest Du deshalb im Personalreglement festhalten, dass die Homeoffice-Kosten vollständig zulasten des Arbeitnehmers gehen. Sofern Homeoffice von der Arbeitgeberin erwünscht ist, ist eine Kostenbeteiligung angezeigt.

Am einfachsten wird diese Kostenbeteiligung über einen monatlichen Pauschalbeitrag geregelt. 

Datenschutz

Es liegt in Deiner Verantwortung als Arbeitgeberin, die Datensicherheit und den Datenschutz sicherzustellen. In unserem Blog «Bring your own Device » wird thematisiert, welche Regeln zu beachten sind, wenn Deine Arbeitnehmenden aus dem Homeoffice mit ihren eigenen Geräten arbeiten. 

Insbesondere bei Remote Work ist es wichtig, dass Deine Arbeitnehmer auf mögliche Gefahren im Umgang mit Daten sensibilisiert werden. Schnell ist es passiert, dass bei einem Telefonat im Zug oder an einem öffentlichen Platz Kundennamen etc. preisgegeben werden, welche nicht für fremde Ohren bestimmt sind. Daher gehören diesbezügliche Regeln ins Personalreglement, und eine Schulung der Mitarbeitenden kann zusätzlich förderlich sein.  

Homeoffice/Remote Work aus dem Ausland

Wie in unserer Blogserie Homeoffice III  erläutert, kann Homeoffice bei Arbeitnehmern mit Wohnsitz im Ausland dazu führen, dass Du als Arbeitgeberin die Sozialabgaben nach dem Sozialabgabesystem des Wohnsitzstaates Deines Arbeitnehmers abrechnen musst. Dies kann zumindest bei Arbeitnehmern mit Wohnsitz in EU/EFTA-Staaten vermieden werden, indem die zulässige Homeoffice-Tätigkeit auf unter 25% beschränkt wird. Seit dem 1. Juli 2023 ist dieser Schwellenwert dank der Unterzeichnung einer multilateralen Vereinbarung zwischen der Schweiz und bestimmten Staaten der EU und der EFTA (unter anderem mit den Ländern Deutschland, Österreich, Frankreich, Italien und Liechtenstein) auf 50% erhöht worden. Bei nicht EU/EFTA-Staaten sind allfällige bilaterale Abkommen zu prüfen. 

Aber auch beim Arbeitnehmer mit Wohnsitz in der Schweiz kann Remote Work im Ausland rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Diesbezüglich gilt mit EU/EFTA-Staaten folgende Regelung: Solange der Arbeitnehmer mindestens 25% seiner Arbeitszeit in der Schweiz leistet, kommt das Sozialversicherungssystem der Schweiz zur Anwendung. Wird diese Grenze jedoch unterschritten, kann dies dazu führen, dass Du verpflichtet bist, Sozialbeiträge an die zuständige Stelle im Ausland abzuführen.  

Entsprechend empfehlen wir Dir, Homeoffice wie auch Remote Work aus dem Ausland vertraglich einzuschränken.

Fazit

Der Umfang von Homeoffice-Arbeit ist vertraglich zu regeln. Dies gilt umso mehr, wenn Deine Arbeitnehmende ihre Arbeitsleistungen aus dem Ausland erbringen. Bei Staaten der EU oder EFTA ist diese auf unter 25% bzw. auf unter 50% zu beschränken. Ferner ist vertraglich festzuhalten, wie die Kostenregelung aussieht – hier kommt es insbesondere darauf an, von wem die Motivation zum Arbeiten im Homeoffice kommt. Gerne sind wir Dir bei der Unterstützung Deiner Homeoffice-Strategie behilflich.

Hier findest Du mehr Informationen zum Arbeitsrecht.